Une plateforme pour apaiser la location

Une plateforme universelle de traitement administratif des locations pourrait bien, dans quelques mois, faciliter les transactions entre les loueurs de matériels de BTP et leurs clients. L’histoire de ce projet a démarré en novembre 2018 lors d’une réunion de la Commission de la location du DLR, la fédération des loueurs et distributeurs de matériels de BTP et de manutention.

Comme à leur habitude, les participants de ce groupe réunissant aussi bien des cadres dirigeants de leaders de la location que des acteurs plus modestes, régionaux ou locaux, ont pu échanger sur les difficultés rencontrées au quotidien dans leurs relations avec les grands groupes du bâtiment et des travaux publics. Ils mesurent toute leur importance dans l’activité de leurs commerces.

Ensemble, les trois majors pèsent environ pour 35 % de leur chiffre d’affaires en France. En ajoutant quelques autres grands acteurs nationaux ou régionaux, la proportion avoisine les 50 %. Mais ils savent aussi combien un rapport de force, souvent en défaveur de leurs agences, peut peser négativement dans les relations au quotidien. « Entre les pressions sur les prix, des conditions générales de location souvent bafouées et les innombrables litiges sur des bons de location, le climat est parfois délétère », commente Joël Fruchart, le président de la Commission location.

Plutôt que de débattre d'un énième litige, les membres de la Commission en sont arrivés à la conclusion qu’il serait intéressant de s’engager dans un partenariat avec leurs clients et d’aborder avec eux la question de la dématérialisation de tout document nécessaire à l’acte de location, depuis l’expression de son besoin par le client jusqu’à la facture. Un sujet d’autant plus d’actualité que l’article 56 du projet de loi de finances pour 2020 prévoit que les factures assujetties à la TVA soient obligatoirement émises sous format électronique à partir du 1er janvier 2023 et au plus tard le 1er janvier 2025.

À l’unanimité, la Commission a chargé son président de prendre contact avec les acheteurs des grands comptes pour les entretenir sur le sujet et les inviter à prendre part à une table ronde. Par son parcours professionnel, Joël Fruchart connaît bien le métier de la location, les loueurs et leurs clients. C’est donc naturellement qu’il a pris en charge ce dossier. Son statut actuel de jeune retraité et de consultant indépendant lui offre, en outre, une certaine neutralité pour aborder sereinement ce type de discussions.

En standardisant les documents et les processus de commande, une future plateforme de traitement administratif de la location pourrait améliorer la relation clients/loueurs.

En standardisant les documents et les processus de commande, une future plateforme de traitement administratif de la location pourrait améliorer la relation clients/loueurs.

135 M€ à économiser

Le 5 avril 2019, une quarantaine de personnes se sont donc retrouvées à Paris pour échanger sur la dématérialisation des documents nécessaires à leurs relations commerciales. L’objectif de cette demi-journée était de dresser un état des lieux des outils déjà existants et des attentes de chacune des parties. Certains loueurs et entreprises du BTP échangent déjà des factures par EDI ou des instructions par PDF signés. Mais un vaste chantier reste à mener pour synchroniser les propositions des loueurs avec les attentes de leurs clients. « Par exemple, les loueurs construisent traditionnellement leurs tarifs sur trois échelles de temps : la journée, la semaine et le mois. Les grands comptes multiplient leurs grilles tarifaires, pour des raisons d’exploitation ou d’ERP. Chacun a adopté un système de durée qui lui est propre », constate Joël Fruchart.

Lors de cette première rencontre, l'ensemble des participants a pu livrer sa propre analyse du sujet. Mais tous sont très vite tombés d’accord sur le potentiel d’économie à réaliser. « Les loueurs estiment à 3 € le coût de traitement d’une facture par leurs services administratifs et leurs clients à 6 €. À raison de 15 millions de factures échangées chaque année en France, cela représente un budget de 135 M€. Sachant que le chiffre d’affaires de la location avoisine les 4,5 Md€, ce budget est considérable. La branche l’évalue à un point de résultat ! » juge Joël Fruchart.

Une plateforme coconstruite

Comme un tel gisement d’économies ne pouvait raisonnablement pas rester inexploité pour la profession – clients et loueurs –, les parties ont décidé de poursuivre leurs travaux. Deux ateliers tenus le 19 septembre et le 20 novembre 2019, réunissant 28 clients et loueurs, ont été consacrés à l’élaboration de standards pour faciliter la lecture des documents qu’ils ont coutume de s’échanger. Tout a été passé en revue : bons de commande, devis, bordereaux de livraison et de reprise, fiches d’état, factures, terminologies… La question des processus allant de la commande aux paiements a également été abordée. Comment acter l’ordre ? Comment mettre à jour le bon en fonction d’impondérables ? Comment prendre en compte des services ou des accessoires annexes ?

Durant ces deux sessions, les participants ont pu parfois se montrer passionnés, car ils ont à cœur de défendre les intérêts de leurs entreprises. Certains échanges ont été animés, mais des consensus n’ont pas eu de mal à se dégager sur les documents attendus et les chaînes de validation. Très régulièrement, la proposition de créer une plateforme commune de traitement administratif servant à la fois les intérêts des loueurs et ceux de leurs clients a émergé. Cette idée est apparue d’autant plus réaliste que plusieurs acteurs de l’intérim ont déjà créé un tel outil pour organiser leurs relations avec leurs donneurs d’ordre. Après un accord verbal prononcé lors d’une séance plénière, l’heure est à l’étude de faisabilité. Chacun des participants des ateliers a restitué le projet auprès de sa hiérarchie. La DLR en a contrôlé le périmètre juridique et est partie à la recherche d’un cabinet de consultants afin de conduire le projet. Si son application est jugée possible, le véritable coup d’envoi de la réalisation du service pourrait être lancé à la fin du premier semestre avec l'émission d'un appel d’offres auprès de sociétés ou éditeurs spécialisés dans la dématérialisation. Avant cela, un certain nombre de questions restent à débattre entre les loueurs et leurs clients. Comment se financera le service ? Quelle sera sa gouvernance ? À qui appartiendra-t-il ? Comment seront protégées les données ? Quelques réunions animées devraient encore se tenir ce printemps...

Bernard Serpantié

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